Em um restaurante ou qualquer outro estabelecimento, realizar as compras não deve ser apenas uma tarefa com a finalidade de repor mercadorias vendidas ou utilizadas. As empresas precisam ter uma gestão de compras definida, para atingir objetivos como
- Comprar nas quantidades corretas;
- Ter eficiência nas compras;
- Conseguir os melhores preços e as mais baixas despesas relacionadas;
- E receber as entregas nas datas necessárias.
A definição desse processo e de um gestor exclusivamente para ele propiciam ao negócio um funcionamento mais cuidadoso e responsável em relação ao seu capital de giro, pois grande parte dele é gasta com fornecedores.
Agora, para ajudarmos você a implementar essa gestão no seu negócio, vamos abordar quatro das melhores práticas. Acompanhe.
Controlar o estoque
O gerenciamento das compras e o controle de estoque são atividades intimamente ligadas, pois os relatórios do estoque apontam as necessidades. E uma das melhores práticas dessa integração de atividades é programar as compras a partir do histórico das movimentações do estoque.
Visualizando as entradas e saídas que geralmente ocorrem através dos meses, é possível gastar menos tempo analisando os números e checando produtos para cada reposição. Além disso, pode-se estabelecer volumes e periodicidades de pedidos aos fornecedores — o que possibilita a negociação de descontos por recorrência e aquisições em quantidades maiores, o que você verá a seguir.
Negociar preços em compras grandes ou recorrentes
Duas situações facilitam a conquista de preços melhores: adquirir dos fornecedores periodicamente ou em grande volume, mesmo que apenas uma vez.
Na primeira hipótese, o fornecedor conta com vendas seguidas — faturamento e lucro recorrentes. Então, para reter o cliente que faz essas aquisições e pela garantia de receita, ele pode dar desconto. Por fim, quando somados, esses descontos podem revelar uma economia considerável do capital de giro do restaurante.
No segundo caso, o fornecedor fatura um valor mais alto no pedido único. Assim, por ter menos despesas com vendas e logística entregando grande volume de uma vez só, tem mais lucro e pode conceder desconto para assegurar a oportunidade e se diferenciar da concorrência.
Portanto, cabe ao responsável pela gestão de compras aproveitar esses fatores e barganhar uma boa economia para a empresa.
Avaliar a relação preço X qualidade
As finanças são importantes, mas a qualidade pela qual o negócio preza não pode ser esquecida por conta dos números. Porque isso pode resultar em perda de clientes — e a baixa no faturamento possivelmente superará a economia nas compras.
Portanto, para o gestor da área manter a qualidade proposta aos clientes e ao mesmo tempo controlar seus números, deve equilibrar a equação entre os fatores: encontrar os fornecedores com melhores preços para as mercadoria que atendem aos padrões de exigência do estabelecimento. Mesmo que isso signifique desistir de marcas 10% mais baratas, por exemplo — porém que deixam a desejar aos consumidores.
Manter registro de cotações
Sabemos que os preços mudam e que a qualquer momento se pode solicitar um orçamento a qualquer fornecedor. Porém, registrar as cotações recebidas em compras efetivadas ou não pode dar uma vantagem de negociação à empresa. Quer saber como? Veja o exemplo.
O restaurante precisa comprar um produto que tem pouca saída. Por isso, o contato com o fornecedor desses itens não é recorrente. Então, o gestor de compras liga para a empresa a fim de saber se o produto está disponível e em quanto tempo pode ser entregue. Depois disso, é necessário saber seu preço. E é nesse momento em que o registro das cotações faz diferença. Veja:
- Hipótese 1: o vendedor passa o preço, reajustado em relação à cotação anterior;
- Hipótese 2 — com o auxílio do registro de cotações: o responsável pela gestão de compras relembra o fornecedor do valor passado por ele e pergunta se o número pode ser mantido, ou algo próximo a ele, para que fechem o negócio.
Percebeu a diferença? Tendo a cotação registrada para usar como ponto de partida, fica mais fácil negociar.
Como está o gerenciamento dessas tarefas no seu estabelecimento? Comente, opine ou diga abaixo como podemos ajudar seu negócio.