Grande parte do capital de giro de um comércio varejista destina-se à compra de mercadorias. E esses dois elementos — capital e produtos — são as bases do funcionamento de um negócio. Por isso, e por questões como adequar compras às vendas e prevenir perdas, um excelente controle de estoque no supermercado é fundamental.
A partir desse bom controle, a empresa consegue atender à demanda de consumo sem problemas, fazer reposições de forma adequada e ser mais eficiente e sustentável também em outras tarefas de suas operações.
Então, veja agora como controlar o estoque de forma impecável para qualificar seu varejo.
Definir um responsável pelo controle de estoque
Vários empregados podem repor as mercadorias. Mas eles precisam de alguém que os gerencie para que reportem as faltas e sobras e resolvam outros problemas gerenciais corretamente.
Quando há um gerente responsável pelo controle de estoque no supermercado, os trabalhadores que fazem as reposições podem focar apenas em suas tarefas. Enquanto isso, o encarregado mantém os relatórios necessários e recebe as novas cargas.
E, caso haja alguma necessidade que exija rapidez de providência, esse responsável estará pronto e preparado para encontrar a solução.
Controlar o acesso ao armazenamento de mercadorias
Quando todos têm livre acesso à armazenagem alguns funcionários podem acabar movimentando itens a todo momento sem os devidos registros — para alocar recebimentos e repor estoques em baixa nas gôndolas.
Além disso, tal falta de controle também facilita a ocorrência de furtos internos, o que desorganiza a gestão de estoque e ainda causa perdas.
Por isso, apenas funcionários que participam do gerenciamento das mercadorias, encarregado e auxiliares devem ter acesso ao local. E todas as movimentações de pessoas e produtos devem ser registradas, com o devido monitoramento por câmeras em entradas e saídas.
Fazer compras programadas
Podem ocorrer faltas que obriguem o comércio a fazer compras rápidas de reposição. Mas esse não deve ser seu sistema de funcionamento padrão.
Os pedidos aos fornecedores devem ser programados, de acordo com o histórico de vendas. Por exemplo, se o número de vendas é muito maior no início de cada mês, época em que a maioria das pessoas recebe salários e vale- alimentação, os itens básicos de consumo podem ter seus estoques reforçados poucos dias antes desse período.
Essa programação torna o processo mais rápido, eficaz e confiável. E também auxilia na manutenção do inventário, o que faz os profissionais da área serem mais produtivos.
Tomar cuidado com os fatores de conversão
O fator de conversão de um produto é o que converte sua embalagem em unidades vendidas. Por exemplo, para um fardo de bebidas pode ser 6, enquanto para outras mercadorias pode ser apenas 3.
No cadastro dos produtos, é preciso ter muita atenção aos fatores registrados, principalmente quando itens possuem dois fatores, como packs de cerveja que são vendidos com 6 e/ou 12 unidades.
Havendo erro no fator, o sistema de controle de estoque do supermercado pode registrar apenas metade dos itens vendidos ou comprados ou o dobro, dependendo do tipo de erro. Consequentemente, o controle se torna um caos difícil de desfazer e caro para a produtividade do varejo.
Fazer o correto vínculo para baixa de estoque
Existem produtos que são adquiridos de uma forma e vendidos de maneiras diferentes, com pesos e preços distintos. Mesmo assim, a mercadoria original precisa sofrer baixa para que não sobre no estoque depois de vendida.
Por exemplo, se parte das carnes que a empresa compra são vendidas já prontas, esses outros itens configuram um novo produto, com precificação diferenciada. Logo, quando quilos desse novo item são vendidos, a mesma quantidade da mercadoria principal precisa ser baixada, o que demanda a correta vinculação.
Na hipótese de isso não ser feito, o estoque nunca contará com números corretos em relação a mercadorias diversas. Ademais, várias vendas realizadas não terão ligação registrada com alguma baixa no inventário, o que é obrigatório.
Estabelecer quantidades máxima e mínima de cada produto
Sabemos que, por exemplo, o espaguete comum tem muito mais saída do que uma massa de linha Premium, cujo preço é mais alto. Por isso, todo supermercado compra muito mais itens da opção popular.
Porém, o ideal é não apenas fazer mais ou menos reposições de cada mercadoria, e sim também ter números definidos para cada item. De acordo com o histórico do estoque e das vendas, a empresa pode quantificar com exatidão o que significam a falta, o excesso e o número adequado de itens.
Por exemplo, manter o alimento Premium em número baixo pode significar ter 50 ou 200 unidades da opção menos vendida. Mas, enquanto 50 pode gerar falta, 200 pode resultar em sobras não vendidas e até vencidas.
Portanto, de acordo com a observação do histórico, é possível definir — hipoteticamente —que o baixo número ideal é 120, sendo 100 e 150 unidades os limites mínimo e máximo.
Calcular a acuracidade de estoque
A acuracidade é um dos indicadores que demonstram a exatidão do trabalho de controle de estoque no supermercado feito com suas ferramentas de gestão.
Para calculá-lo, é preciso dividir o número apurado de estoque físico pelo registrado no programa gerenciador e, em seguida, multiplicar o resultado por 100:
- Estoque físico ÷ estoque em sistema;
- Resultado x 100 = percentual de acuracidade.
No final, a acuracidade deve ser de 100% ou o mais próximo disso. E se estiver abaixo de 99%, o sinal de alerta tem de ser ligado e revisões precisam ser feitas.
Acompanhar os números do controle frequentemente
Essa prática vai ao encontro das anteriores, pois não adianta definir números para os itens sem checar os relatórios do estoque para identificá-los.
Acompanhar os números também permite que o varejista faça suas compras programadas com segurança. Do contrário, essas reposições “automáticas” podem gerar excesso, o que é dinheiro parado e possivelmente desperdiçado em alimentos vencidos.
Promover esse acompanhamento ainda torna o responsável pela área mais útil, pois com relatórios constantemente atualizados em mãos ele coordena melhor os estoquistas e identifica necessidades mais rapidamente. De outra forma, seria apenas um profissional ocupado em resolver grandes problemas que poderiam ser evitados — uma despesa em folha de pagamento acompanhada por situações prejudiciais ao negócio.
E mais, também não é tão útil ter o melhor software de controle se a ferramenta servir apenas para registrar números. É preciso que as respostas obtidas nos seus relatórios sejam utilizadas para o desenvolvimento de um processo rígido de gerenciamento — eficiente e confiável — de quantidades, datas e outros quesitos.
Tem mais alguma boa prática de controle de estoque no supermercado para compartilhar conosco? Deixe nos comentários.