As perdas no varejo significam dinheiro da empresa sendo jogado fora. Além dos valores investidos em compras de mercadorias que não serão vendidas, perde-se o faturamento e o lucro que os itens iriam gerar.
Para evitar esse prejuízo, que pode acabar sendo frequente, é preciso desenvolver, implantar e aperfeiçoar continuamente um programa de prevenção de perdas no supermercado. Esse é um investimento, inclusive de esforços, que gera retorno ao comércio — e garante que os gastos com estoque também gerem resultados.
Conheça agora sete das melhores práticas para evitar perdas pontuais, recorrentes e por motivos diversos.
Saber por que as perdas ocorrem
As razões das perdas mudam entre um supermercado e outro. E, nos piores casos, até se acumulam.
Identificar os motivos é o primeiro passo para começar a reduzi-las. Já tentar inverter essa ordem causa demora e ineficiência nas ações, fazendo com que elas se tornem mais caras para a empresa.
Portanto, veja quais são os tipos de perdas mais comuns e como ocorrem.
Perdas conhecidas
Possuem esse nome porque podem ser esperadas, ocorrendo em meio às tarefas diárias. Dentro desse tipo de perda temos:
- Deterioração de produtos perecíveis, o que pode ter como causa compras mal planejadas — em desacordo com o ciclo de vendas;
- Danificação em manuseio: são as quebras e sobras, que ocorrem especialmente em setores como padaria e açougue, demandando revisão dos processos;
- Vencimento de produtos, mesmo sem deterioração: pode acontecer com qualquer mercadoria no caso de compras excessivas, baixa de vendas ou ineficiência de ações promocionais e ofertas.
Perdas não conhecidas
Essas perdas apenas são percebidas quando os inventários são feitos. Por isso, como explicaremos a seguir, o ideal é fazer inventários rotativos.
Entre perdas identificadas posteriormente, as principais são:
- Furtos internos e externos, o que pode ser facilmente coibido com a instalação de câmeras em corredores e setor de armazenamento;
- Recebimentos imperfeitos: para acabar com esse tipo de perda é preciso manter sempre em uso a guia cega de notas fiscais, o que também abordaremos, e acompanhar o indicador de pedidos perfeitos — que deve ser mantido sempre próximo de 100%.
Todos esses motivos podem existir de maneira direta ou serem consequências de outros procedimentos ou razões.
Utilizar antenas antifurto
Essa ação é específica para inibir os furtos, pois as antenas ficam visíveis na entrada do supermercado. Assim, desmotiva clientes mal intencionados a furtarem até mesmo os itens menores e mais fáceis de esconder porque os produtos não precisam estar à vista para serem identificados.
Realizar inventários rotativos
Diferentemente do que ocorre na realização de inventários gerais, feitos em períodos maiores, nos inventários rotativos (cíclicos) as contagens são recorrentes e de apenas parte do estoque por vez.
Por exemplo, o comércio pode separar os produtos por categorias e definir periodicidades diferentes para a contagem frequente delas.
Dessa forma, as perdas de qualquer tipo são mais rapidamente identificadas e as soluções necessárias podem ser providenciadas antes que novas perdas ocorram. E pequenos casos, que se tornam relevante no geral, podem ser resolvidos frequentemente.
Utilizar a guia cega de notas fiscais
A guia cega é uma cópia de cada nota de entrada de mercadoria, mas sem o detalhamento de quantidades. Ela serve para que a conferência seja feita após o recebimento de produtos — principalmente em grandes lotes.
Então, o funcionário que realiza a contagem preenche esses dados e os compara com o documento fiscal recebido junto à compra. Caso haja qualquer divergência, ela é identificada.
A prática elimina os riscos de o supermercado pagar o total das notas fiscais e receber menos carga, uma perda direta de capital de giro.
Mapear processos
Desenhar um modelo de funcionamento age em favor da prevenção de perdas e da eficiência do trabalho. Sem isso, tarefas podem ser simplesmente deixadas para depois e a desorganização pode tomar conta de vários setores.
Em um mapa de procedimentos simples, pode-se definir critérios como
- Dias de recebimento das cargas;
- Pessoas atribuídas às conferências;
- Locais de armazenamento de cada tipo de item;
- Tarefa gerencial de registro de quantidades a ser feita logo após a confirmação da entrega correta do fornecedor;
- Horários de reposições e funcionários destacados para isso;
- Obrigatoriedade de controle a ser feito após a reposição, para que a gestão de estoque não fique desatualizada.
Estabelecer indicadores de resultados
Os indicadores são tópicos cujos números dão respostas diretas, exibem causas e consequências e apontam correções ou sucesso. O estabelecimento deles depende do programa desenvolvido em cada varejo e pode incluir, por exemplo:
- Percentual do valor das perdas em relação ao faturamento;
- Indicadores de motivos das perdas;
- Taxa e valores médios de produtos perdidos.
Independentemente do comércio e de qual estratégia seja desenvolvida, o indicador mais importante e que sempre tem de ser estabelecido e acompanhado é o de perda real. E o monitoramento dos demais indicadores precisa ter como objetivo a redução do número deste último.
Também, uma periodicidade precisa ser definida para leitura dos indicadores e comparação dos números com o mesmo período passado. Pois não adianta muito saber que determinada perda foi reduzida em 30% sem que também se saiba dentro de qual prazo isso ocorreu e qual foi a redução atingida anteriormente.
Criar o setor de prevenção de perdas
Não sendo possível manter uma área só para prevenir perdas, a empresa deve no mínimo nomear um funcionário como responsável pelo programa.
É necessário que pelo menos uma pessoa esteja diariamente empenhada nas ações que abordamos acima e na medição da eficiência delas. Além disso, o profissional precisa a todo momento se comunicar com outros setores, compartilhar dados e revisar procedimentos.
Dividir o tempo entre essas e outras responsabilidades tende a deixar que falhas aconteçam e os desperdícios sigam ocorrendo.
Agora, havendo possibilidade de manter um setor apenas para criar e executar estratégias de prevenção, o varejo pode também premiar os profissionais envolvidos nele pelo alcance de metas. É uma maneira de influenciá-los a agirem em prol do alcance dos números buscados para os indicadores de sucesso desse trabalho.
Para obter os melhores resultados, o ideal é aliar um bom programa de prevenção de perdas no supermercado a técnicas que geram aumento de vendas. Então, veja como vender mais com diferentes estratégias de exposição de produtos.