Em toda empresa a gestão financeira é um dos principais fatores de sucesso. Logo, o fluxo de caixa de supermercado não pode receber menos atenção que outros aspectos no comércio varejista.
Essa ferramenta gerencial, além de dar controle sobre as finanças aos responsáveis, auxilia na tomada de decisões por meio dos saldos apurados e da análise de receitas, despesas e projeções.
Para ajudá-lo a controlar as finanças do seu comércio produzimos este post, no qual mostraremos como iniciar e manter um fluxo de caixa corretamente e alguns sistemas gratuitos para automatizar as tarefas.
Verificar o saldo inicial
Sem um ponto de início exato o fluxo de caixa do supermercado nunca será confiável, pois os saldos posteriores estarão todos propensos a erros.
Antes mesmo de iniciar, o responsável pela gestão financeira tem de identificar tudo o que a empresa possui tanto no caixa dentro da empresa quanto nas contas bancárias, as disponibilidades imediatas.
Neste momento, o que se tem em recebíveis ou em valores creditados mas ainda não liberados não podem ser considerados. O saldo do fluxo, inicial e nos demais cálculos, sempre tem de demonstrar com clareza o que a empresa possui de fato.
Quanto aos valores esperados, tanto de receitas quanto de despesas, eles não podem ser ignorados. Mas para o controle deles e para as projeções se faz o fluxo projetado, assunto que também abordaremos adiante.
Categorizar as despesas
De maneira simplifica, o fluxo de caixa registra entradas e saídas de dinheiro e exibe os saldos finais. Porém, o fluxo é uma ferramenta de auxílio à gestão, além de controle, e a categorização das despesas auxilia no gerenciamento.
Por exemplo, com os gastos separados em categorias é mais fácil e rápido verificar o quanto cada despesa impacta no negócio e se elas estão bem controladas. Assim, se algum custo estiver acima do esperado ou do que é coerente para o supermercado e suas atividades o responsável consegue verificar isso claramente e logo agir para reduzi-lo.
Naturalmente, a categoria mais movimentada é a de compras de mercadorias, mas existem diversas outras que o supermercado não pode deixar de acompanhar individualmente, como:
- Pagamentos de salários, férias e 13º salários;
- Pagamentos de encargos trabalhistas, separados das remunerações dos trabalhadores;
- Despesa com transporte;
- Telefonia;
- Energia elétrica;
- Internet;
- Softwares e outros sistemas necessários às mais diversas tarefas, todos individualizados;
- Combustível;
- Impostos diversos;
- Publicidade e marketing.
Incluir possíveis receitas adicionais
É comum que a principal e maior fonte de receita do supermercado seja a venda de seus produtos. Entretanto, ele pode ter rendas adicionais que não vêm das suas operações.
Por exemplo, se o comércio cobra introdução para incluir produtos de novos fornecedores no mix, isso é uma receita adicional — e que em alguns casos pode ser de valor bem relevante. Então, independentemente do volume de dinheiro, por entrar no caixa ou nas contas bancárias da empresa precisa ser lançado no fluxo.
O mesmo diz respeito a qualquer outro tipo de entrada que não seja de natureza operacional, como uma verba de publicidade recebida de fornecedor.
Definir a periodicidade de fechamento de saldos
Geralmente, as empresas apuram o saldo do fluxo quinzenal ou mensalmente. Mas se o volume de movimentações for muito alto o varejo pode fechar seus saldos semanalmente para acompanhar as ocorrências mais de perto.
Na prática, não existe uma periodicidade que é a correta para fechamento de saldo e análise dos resultados e lançamentos. A periodicidade sempre é definida de acordo com critérios e necessidade da empresa. O importante é que a definição seja positiva à gestão financeira a à obtenção de respostas úteis à gestão empresarial.
Atualizar o fluxo de caixa e realizar os fechamentos
Depois que tudo está organizado para iniciar e manter o fluxo de caixa, basta realizar os lançamentos das entradas e saídas e periodicamente — conforme a definição citada acima — apurar os saldos das disponibilidades do comércio.
Porém, pode não ser tão simples fazer isso porque os dados podem ser obtidos em fontes distintas ou o controle do fluxo pode ser manual. Portanto, é necessário automatizar a tarefa e centralizar os dados.
Projetar o fluxo de caixa
Como dissemos anteriormente, os pagamentos e recebimentos do futuro também podem ser utilizados na gestão financeira, com o fluxo de caixa projetado.
Fazer projeções ajuda os responsáveis pelas finanças a visualizarem possíveis problemas antecipadamente, preverem bons resultados e adiantarem-se a demais situações. Consequentemente, conseguem se preparar seja para minimizar danos ou aproveitar boas oportunidades à frente.
Por exemplo, se a projeção do caixa revela saldo positivo elevado nos próximos meses, a empresa já pode preparar-se para fazer investimentos em melhorias na empresa. Por outro lado, se a constatação for de que a saúde financeira ficará em perigo, o planejamento de redução de gastos se incia mais cedo e tem mais chances de ter sucesso.
Para projetar os saldos do fluxo deve-se utilizar:
- A média das vendas e outras receitas esperadas e ainda não conhecidas para os meses seguintes
- Os recebimentos a compensar já agendados;
- A média dos custos esperados e ainda desconhecidos;
- As despesas já conhecidas a pagar em curto prazo;
- Os saldos do fluxo já consolidados.
Com esses números, soma-se aos saldos conhecidos o faturamento e os recebíveis e subtrai-se os gastos. No fim, se o levantamento de informações for correto, o saldo projetado obtido será confiável, mesmo que não exato até nos centavos, e permitirá que decisões sejam baseadas nele.
4 sistemas gratuitos para gerenciar o fluxo de caixa do supermercado
A melhor forma de manter um fluxo de caixa confiável é tendo um sistema de gestão que integre as informações das mais diversas fontes, como folha de pagamentos, notas fiscais recebidas e outras contas pagas.
Contudo, nem todo varejo possui um sistema como esse, hipótese para a qual existem ferramentas e aplicativos de gestão financeira gratuitos. Alguns deles, pela gratuidade, podem ter poucas funcionalidades, mas todos servem para manter bom controle automático sobre o fluxo do caixa, evitando que sejam necessárias planilhas e cálculos manuais.
Nex
Apesar de contar com planos atrativos, o mais caro ficando em apenas R$ 99 por mês, o Programa Nex oferece uma plano free para uso por tempo ilimitado.
Na assinatura gratuita o supermercado pode até mesmo contar com funções avançadas necessárias ao ramo, como:
- Totalização de vendas;
- Controle de saídas de dinheiro diversas;
- Auxílio ao fechamento mais rápido de caixas;
- Controle de caixa por funcionário;
- Acompanhamento de números em tempo real;
- Relatórios de despesas, receitas e saldos do fluxo.
Market UP
O plano gratuito do Market Up auxilia o controle financeiro automatizando o fluxo de caixa, permitindo cadastros de movimentações e projetando os saldos para a empresa fazer projeções confiáveis baseando-se em dados já registrados no sistema.
Siscontrole
Gratuitamente, o Siscontrole oferece o Controle Financeiro Empresarial Free. No pacote de funcionalidades, além do lançamentos de receitas e despesas, existe o cadastramento de fornecedores e a integração de movimentações de contas bancárias no controle das finanças.
E se o comércio precisar de mais funções e se adequar bem ao sistema, existe o módulo adicional pago específico para o comércio varejista no qual estão inclusas as emissões de notas.
Fluxo de Caixa
Com nome sugestivo, o Fluxo de Caixa tem como foco a manutenção de lançamentos e saldos e o controle financeiro, sem muitas funções adicionais.
Nele o usuário pode cadastrar e categorizar suas despesas e as receitas, emitir gráficos para visualização do impacto de cada tipo de gasto lançado e emitir relatórios periódicos com saldos consolidados.
Já está gerenciando seu fluxo de caixa de supermercado ou iniciará o controle? Pretende utilizar alguma das ferramentas gratuitas que recomendamos? Deixe seu comentário ou sua dúvida abaixo para enriquecer o assunto ou podermos ajudá-lo.