Os indicadores de desempenho são essenciais para avaliar o sucesso do setor de compras no geral e em critérios diversos separadamente. A partir das respostas que eles geram, o gestor da área acompanha a performance da equipe e identifica as melhores ações, além de correções que devem ser feitas.
Em suma, esses números indicam como o departamento pode atingir suas metas e ser aperfeiçoado continuamente — para que o supermercado sempre tenha a maior lucratividade possível.
Acompanhe-nos e conheça os sete principais indicadores de desempenho para um setor de compras do varejo.
Produtividade dos compradores
Os compradores cumprem mais tarefas do que apenas fazer pedidos. Então, todas elas precisam ser integradas a esse indicador, como cotações, pesquisa de fornecedores e emissão de ordens.
Por meio dessa medição sabe-se a performance do comprador e se o pagamento do seu salário é um investimento ou somente um custo. Porém, é importante atentar-se ao fato de que observar apenas quantidade não é o ideal. O indicador precisa ser relacionado com qualidade.
Portanto, a produtividade dos funcionários precisa ser satisfatória em números, e vista junto a indicadores que ilustram a qualidade do trabalho. O saving, por exemplo, pode ser um excelente número para relacionar com a produtividade da equipe. E você saberá o porquê entendendo o que é o saving agora.
Saving
Quanto maior o número desse indicativo, maior é a lucratividade do supermercado em suas vendas. Pois ele mede a economia obtida na relação orçamentos e efetivação das compras. Por exemplo, quando na segunda compra do mesmo produto se consegue um desconto de 10%, significa que esse percentual foi “salvo”.
Caso o saving seja alto, quer dizer que o setor de compras está tendo sucesso nas negociações. Por outro lado, se os valores anteriormente obtidos estiverem muito próximos dos efetivamente pagos, é o momento de tomar alguma atitude para elevar a performance do departamento de aquisições.
Cost avoindence (Custos evitados)
O cost avoidance pode ser facilmente confundido com o saving, mas eles são indicadores de desempenho diferentes. Enquanto o saving compara orçamentos e pagamentos, este refere-se às despesas que os compradores conseguem evitar.
Por exemplo, se há dois orçamentos e em um deles o fornecedor oferece a vantagem de transporte sem custo, essa despesa entra para as evitadas. Porém, apenas é um bom resultado se o valor das mercadorias for o mesmo do orçamento recebido pelo fornecedor que cobraria o frete.
Tempo de conclusão (Lead time)
O tempo de conclusão da compra é medido entre a identificação de sua necessidade, ou requisição dela ao setor, e a chegada dos produtos. E deve ser mantido no menor nível possível.
Caso o departamento demore muito para repor as mercadorias, ou os fornecedores sejam pouco ágeis nas entregas, o supermercado corre risco de ter ruptura de estoque. E a falta de itens nas gôndolas gera perda de vendas.
Prazo médio das entregas
Este indicador é muito útil quando relacionado ao lead time. E como ele, quanto mais baixo, melhor.
Na hipótese de o tempo de conclusão estar muito acima do esperado, mas com prazos de entrega satisfatórios, o problema é interno e já sabe-se o que observar para encontrar a solução.
Por outro lado, se as entregas geralmente demoram muito e este tempo está próximo ao registrado como lead time, fica claro que a solução é trocar de fornecedores ou exigir entregas mais rápidas.
Percentual de devoluções
Aqui, mede-se a porcentagem do que o supermercado devolve ao atacado ou à indústria em relação ao total adquirido de ambos. E o que essa mensuração revela é se o setor está agindo corretamente ou se os fornecedores são qualificados.
As devoluções podem ocorrer por diversos motivos, como:
- Emissão falha de ordens de compra;
- Entregas de fornecedores sem atendimento às ordens emitidas;
- Recebimento de produtos extraviados ou vencidos;
- Cargas acompanhadas de notas fiscais com erros;
- Entrega de mercadorias em desacordo com critérios do contrato de fornecimento.
Por serem várias as possibilidades, é eficiente segmentar o percentual de devoluções por causas. Assim, a análise de uma porcentagem elevada se torna facilitada e mais rápida.
Custo unitário
Supermercados compram em grandes quantidades, mas precificam e vendem os produtos de forma unitária. Logo, é fundamental saber quanto custa cada item comprado.
Para ter o resultado desse indicador utiliza-se, além dos preços, fatores como despesas de transporte, impostos e até o ICMS quer pode ser aproveitado em cada nota fiscal de compra. Todos eles influenciam nos valores dos itens, seja os aumentando ou os reduzindo.
No final, o objetivo do cálculo é perceber se as vendas de fato geram o lucro desejado ou se alguma atitude é necessária para reverter o cenário.
Estabelecer e acompanhar indicadores de desempenho é prática muito importante para a estruturação de um bom setor de aquisições, mas não é o único. Então, leia agora outras quatro ações necessárias para o supermercado ter o melhor departamento de compras.