Gestão comercial: tenha o melhor setor de compras de supermercado

O papel da gestão comercial é qualificar as operações do supermercado para torná-lo cada vez mais competitivo. O que é possível por meio da tomada de boas decisões, da melhor condução de tarefas e setores e da medição de resultados e do desempenho, avaliando a empresa para aperfeiçoá-la continuamente.

Portanto, o gestor comercial que deseja superar as metas constantemente deve dar muita importância ao setor de compras. Pois ele é que propicia a realização de aquisições que trarão custo-benefício. E consequentemente, lá nas vendas, os resultados de uma boa gestão de compras são lucratividade e rentabilidade maiores.

Neste post, para que você reduza custos e eleve os lucros no comércio, vamos abordar:

  • A importância de ter uma equipe de compras especializada e quais são as principais opções para montagem dela;
  • Como e por que cadastrar fornecedores detalhadamente e classificá-los;
  • Os benefícios de integrar informações de compras e vendas no momento de investir o capital de giro do supermercado;
  • A importância dos indicadores de desempenho;
  • E por que emitir ordens de compra e como elas devem ser geradas.

Acompanhe-nos e planeje seu departamento de forma que ele leve o supermercado aos melhores resultados.

Montar uma equipe de compras específica

Como nas tarefas de qualquer outro setor, o de compras não pode ter várias pessoas diferentes fazendo as aquisições — cada uma quando não estiver ocupada com outra atribuição.

Os responsáveis pelos pedidos devem ser fixos e totalmente envolvidos nos mais diversos critérios e tarefas da área. E precisam se dedicar a analisar fornecedores continuamente e se relacionar com eles.

Tendo isso em vista, duas são as principais opções para a montagem dessa equipe:

  • Selecionar pessoas com grande experiência na gestão comercial e em compras, que teoricamente estão prontas para ter sucesso na área e exigirão salários maiores;
  • Selecionar pessoas menos experientes e com grande vontade de aprender e crescer, já empregados em cargos de menor responsabilidade dentro do supermercado ou que atuaram em áreas semelhantes. Em geral, pesam menos na folha de pagamentos, mas precisam de muito ensino e liderança próxima e constante. Assim, podem ser melhor remuneradas conforme apresentam bons resultados.

Cadastrar os fornecedores detalhadamente e classificá-los

Manter a lista  de telefones e e-mails dos fornecedores não é o bastante para realizar as melhores compras. O cadastro deles precisa ser extremamente completo. E, se possível, conter histórico — expondo o grau de satisfação da empresa em relação a critérios como pontualidade, agilidade e preço de pedidos passados.

Para qualificar ainda mais esse cadastro e fazer com que o histórico realmente agilize as operações do setor, o supermercado pode pontuar os fornecedores. E diferentes valores de pontos podem ser atribuídos a critérios distintos, como um número maior para a característica mais relevante.

Por exemplo, o melhor preço com oferta de produto de alta qualidade pode ter o maior valor em pontos — porque isso que aumenta a lucratividade do varejo.

Dessa forma, não é preciso ir atrás de dados e visualizar históricos antes de fazer cada pedido. Na maioria dos casos, bastaria consultar o sistema de pontuação.

E além dos critérios básicos, como infraestrutura, qualidade das mercadorias e facilidade de negociação e aquisições, alguns específicos podem ser estabelecidos conforme percepções internas e necessidades especiais.

Então, partindo dos quesitos que abordamos acima, o supermercado pode criar um checklist de fatores importantes para avaliar também possíveis novos fornecedores.

Investir em compras que geram maior lucratividade

Alguns produtos, inclusive do mesmo tipo, representam margens maiores de lucro que outros. Então, esses têm de ser priorizados. Porém, às vezes o departamento de compras fica limitado às aquisições — não recebendo informações das vendas. Consequentemente, não conseguem adquirir de forma estratégica, pensando no lucro lá na frente.

E basta que esse compartilhamento de dados seja feito para que os responsáveis pelas aquisições realizem suas tarefas visando melhores resultados nas vendas.

É importante observarmos que todas as opções tradicionalmente oferecidas aos clientes não podem simplesmente desaparecer por conta dessa prática. O que pode ser feito é reduzir pedidos e estoque de alguns itens, aumentando e melhorando a exposição daqueles concorrentes que representam as melhores margens.

Estabelecer e acompanhar indicadores de desempenho

Indicadores de desempenho são fundamentais para o sucesso da gestão comercial. Eles servem para, além de medir a performance, apontar melhorias, correções e apresentar resultados. E pelo fato de diferentes indicadores poderem ser relacionados, mostram como melhorar os resultados observados.

Para estabelecer quais fatores são os mais relevantes e serão medidos, o supermercado precisa fazer uma análise interna detalhada. Em geral, os mais comuns e usados são:

  • Saving: valor economizado na relação orçamentos e compras efetivadas;
  • Tempo de conclusão, também chamado de lead time: é o tempo médio entre a identificação da necessidade de compra e a chegada dos produtos;
  • E cost avoindance, que pode ser traduzido para custos evitados: mostra a eficiência da área em evitar despesas nas compras.

Emitir ordens de compras ricas em detalhes

As ordens de compra são o que oficializam as decisões do supermercado de adquirir dos fornecedores. E asseguram que as compras sejam feitas conforme as reais necessidades da empresa e não haja enganos ou esquecimentos.

Portanto, as ordens precisam detalhar exatamente toda a operação. Nenhuma informação importante deve ser deixada de lado. Assim, sempre é possível revisar o que foi feito e ter o conhecimento dos responsáveis pelos pedidos.

Isso evita problemas como excesso de algum subtipo de item e falta de determinada versão de produto. E nunca ocorrerá de a equipe ter um transtorno e não conseguir identificar o encarregado do caso, por exemplo, para que ajude na resolução e no reconhecimento do histórico de ordens.

Conclusivamente, podemos dizer que gerir o departamento de compras é uma tarefa estratégica e que gera frutos antes e depois das vendas. Porém, isso só ocorre quando a área é planejada, com processos definidos, e integrada a demais setores e números.

Dessa forma, ainda que as vendas sejam as responsáveis diretas por gerar o faturamento do comércio, o setor de aquisições pode ser um grande aliado da lucratividade.

A importância da gestão comercial no que diz respeito às compras do supermercado é indiscutível. Mas há outros fatores que também contribuem para um comércio competitivo, como a utilização do marketing sensorial para vender mais.

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