Além dos fornecedores que os supermercados já têm, novos a candidatos a parceiros surgem constantemente. E, muitas vezes, são boas oportunidades que se apresentam e podem substituir outras relações comerciais que não se mostram mais tão vantajosas.
Porém, para que isso seja percebido, a gestão deve ter como prática a manutenção das fichas de cadastro de fornecedores. É por meio delas que uma análise como a que citamos pode ser feita e ainda outras que o setor de compras precise para planejar suas ações.
Leia o que não pode faltar nas fichas para antigos e novos fornecedores e por que mantê-las no departamento de aquisições.
Como fazer a ficha de cadastro de fornecedores
O objetivo é ter fácil acesso a possíveis fornecedores e também facilmente visualizar informações importantes para a avaliação de candidatos. Para isso, os seguintes dados são necessários na elaboração:
Dados para identificação
As informações de identificação não servem apenas para saber quem é determinado fornecedor cadastrado. São dados, além de nome, endereço, telefone e e-mail, que também ajudam o supermercado a fazer pesquisas importantes sobre alguma empresa.
O CNPJ e a Inscrição Estadual propiciam isso. Com tais números, pode-se saber se um possível fornecedor está corretamente formalizado na Secretaria da Fazenda do estado, que fiscaliza o ICMS e as atividades de comércios e indústrias.
Informações operacionais
Agora, chegamos aos dados que mais têm poder para embasar a decisão do responsável no supermercado sobre a compra de determinado fornecedor. São as informações que dão previsão à empresa de como será a relação comercial e se a estrutura do fornecedor é adequada a atender ao negócio.
São dados como:
- Prazo médio de entregas, pois o supermercado não pode correr o risco de sofrer com ruptura de estoque pela demora de fornecedores;
- Categorias e produtos oferecidos;
- Política de concessão de descontos;
- Condições de pagamento, informação muito importante para a avaliação do setor de compras;
- Estrutura ou possíveis verbas de promoção oferecidas para campanhas de marketing das categorias.
Por que manter as fichas de cadastro
Para fornecedores que ainda não possuem relação com o supermercado, as fichas servem para que se tenha de forma organizada um cadastro de candidatos. Assim, se torna mais fácil analisá-los, pesquisar sobre eles, localizar seus contatos e procurar por boas oportunidades a partir das informações operacionais contidas.
Em relação àqueles que já fornecem mercadorias à empresa, as fichas podem servir para manter o histórico das atividades desses fornecedores. Então, o setor de compras pode fazer uma classificação interna com os melhores parceiros, que terão preferência para receber pedidos.
Como vimos, é muito importante desenvolver e manter a ficha de cadastro de fornecedores. Mas ainda mais importante é escolhê-los, pois impactam positiva ou negativamente no supermercado. Para você saber quais são os principais pontos a avaliar antes de tomar uma decisão, leia como escolher os melhores fornecedores para seu comércio.